議事録作成手順

SmartMeeting を使って会議室の作成から議事録の確認までを行う基本フローです。

概要

SmartMeetingでの議事録作成は、以下の3ステップで完結します。

ポイント 各ステップで事前情報を充実させるほど、AI議事録の精度が向上します。

ステップ1: 会議室を作成（管理画面）

会議室の新規作成

1. 管理コンソール（admin.html）にログインする
2. ヘッダーの「＋ 新規作成」をクリックする

   ルームID・会議キー（主催者用6桁）・参加キー（参加者用6桁）が自動生成される

確認ポイント 生成された会議キー・参加キーは、参加者への共有前に必ず控えておいてください。

会議情報の設定

1. 会議室一覧の「⋮」→「会議情報」から以下を設定する（AI議事録の精度向上のため推奨）

   会議種類: 一般的な打合せ / 説明会 / 勉強会 / 提案会議 / レビュー会議 / キックオフ

   会議名: 空欄の場合はAIが自動命名

   会議概要: 主要な議題や目的

   参加者: 参加者名

ポイント 会議種類を正しく選択することで、AIが会議の文脈を理解し、適切な構成で議事録を生成します。

アジェンダの入力

1. 同じ「会議情報」画面のアジェンダセクションで、リッチテキストのアジェンダ（議題・進行予定など）を入力する

   太字・斜体・番号付きリスト・箇条書き・テンプレート挿入に対応

   設定したアジェンダはAI議事録生成のプロンプトに自動反映され、精度向上につながる

   「通知を送信」でアジェンダをTeams/Chatworkに事前通知することも可能（通知先URLは同画面の「通知設定」で設定）

注意 アジェンダの通知を送信する場合は、事前に「通知設定」で通知先URLが正しく設定されていることを確認してください。

参考資料のアップロード

1. 必要に応じて参考資料（.txt / .pdf / .docx / .xlsx、最大10MB）をアップロードする

   資料の内容もAIが議事録生成時の参考情報として活用する

ポイント 専門的な内容を扱う会議では、関連資料をアップロードしておくことで用語の正確性が向上します。

ステップ2: 録音（録音画面）

録音の開始

1. 会議室一覧から会議キーを使って録音ページを開く（またはヘッダーの「議事録作成システムへ」から遷移）
2. 「録音開始」（）をクリックし、マイクの使用を許可する

注意 ブラウザのマイク許可ダイアログが表示された場合は、必ず「許可」を選択してください。許可しないと録音が開始されません。

録音中の操作

1. 録音中は以下の操作が可能

   ⏸ 一時停止 / ▶ 再開

   🔇 ミュート（文字起こしされないオフレコ区間、録音自体は継続）

   音声品質モニターで音量・クリッピング・ハウリングを確認しながら調整

ポイント 音声品質モニターで音量が低すぎる場合や、クリッピングが発生している場合は、マイクの位置や入力レベルを調整してください。

オンライン会議の録音

1. オンライン会議（Zoom/Teams/Google Meet 等）の音声を録音する場合は「オンライン会議モード」をONにし、画面共有時に「音声を共有」にチェックする

注意 「音声を共有」にチェックを入れ忘れると、相手側の音声が録音されません。画面共有開始時に必ず確認してください。

メモ・アジェンダの活用

1. 録音中は画面右下の 📓 パネルから「メモ」「アジェンダ」タブを開ける

   ホスト（主催者）が入力したメモは # 主催者メモ として議事録・要約生成のプロンプトに反映され、精度向上につながる（リスナーのメモは個人用で反映されない）

   アジェンダタブでは管理画面で設定した内容を確認・追記できる

ポイント 会議中に重要な決定事項やキーワードをメモしておくと、AIがそれを手がかりに精度の高い議事録を生成します。

録音の停止

1. 録音を終える際は「⏹ 録音停止」をクリックする（確認ダイアログが表示される場合あり）

   録音停止と同時にAIによる議事録生成が自動的に開始される

注意 録音停止後はAI処理が自動開始されるため、誤って停止しないよう注意してください。

ステップ3: 議事録の作成・確認（録音画面 or 管理画面）

議事録の生成と確認

1. 録音停止後、AIが自動で議事録を生成する（数十秒〜数分）
2. 「通常版」（要点まとめ）と「詳細版」（発言詳細・話者識別あり）を切り替えて確認する

   録音画面: そのまま議事録パネルで確認

   管理画面: 会議室一覧の「👁️ 閲覧」から議事録閲覧モーダルを開いて確認

ポイント 通常版は会議の要点を素早く把握したい場合に、詳細版は発言内容を正確に確認したい場合に使い分けてください。

議事録の編集

1. 必要に応じて内容を編集する

   「 編集」でWYSIWYGエディタを開き、AIアシスト（校正・明確化・簡潔化・詳細化・整形・ToDo抽出・決定事項抽出など）を利用できる

ポイント AIアシスト機能を活用すると、手動で修正するよりも効率的に議事録を整えることができます。

議事録の共有・出力

1. 完成した議事録は以下の方法で共有・出力できる

   URLコピー（該当議事録への直接リンク）

   DL（HTMLでダウンロード）

   AIチャットで要約・決定事項・ToDoリストなどを質問して分析

確認ポイント URLコピーで共有する場合、共有先のメンバーがアクセス権限を持っているか事前に確認してください。

議事録の精度を上げるポイント

以下はいずれもAIへの入力情報を増やすことで議事録の精度を上げる設定です。可能な範囲で事前に設定しておくことを推奨します。

注意 特に「用語辞書」と「マイクの配置」は文字起こしの基礎精度に直結するため、初回利用時に必ず設定・確認してください。

補足

音声ファイルから議事録を作成する場合
ステップ1・2の代わりに、ヘッダーの「 音声アップロード」から会議名・種類・概要を入力してファイルをアップロードすれば、文字起こし〜議事録生成が自動進行します。既に録音済みの音声がある場合に便利です。